Jumat, 16 Pebruari 2007 09:48:04 Bencana Kearsipan Tiba Bersama Banjir Kategori: Banjir dan Tanah Longsor (94 kali dibaca) Yuni Ikawati "Momok" menyusup lewat sela pintu rumah pada dini hari itu diiringi udara sejuk dan hujan rintik berkpanjangan hingga membuat banyak orang cepat tertidur lelap. Sementara itu "ia" terus merangkak dan siap menelan seisi rumah. Begitu terjaga, penghuni rumah hanya dapat menyelamatkan diri, tanpa sempat membawa harta benda. Banjir bah yang menyerbu Jakarta pada pukul 2 tanggal 2 dan bulan 2 itu dalam waktu sekejap memang telah membuat para warganya jatuh miskin. Nasib buruk itu datang bersama lenyap dan rusaknya harta benda yang terkumpul selama bertahun-tahun. Kebangkrutan bahkan bakal mengancam bila surat dan berkas penting juga harus hancur bersama nasib mereka. Ketika sertifikat tanah, ijazah, dan dokumen yang memiliki nilai sejarah seperti foto-foto dan rapor sekolah ikut terendam, maka yang terjadi ibaratnya habis banjir terbitlah kelam. Hilangnya catatan masa lalu dan arsip berharga serta tidak adanya bukti identitas diri yang dapat dipegang untuk menuntut hak aset dan keberadaan mereka dengan hilangnya dokumen itu membuat pascabencana itu adalah masa bencana perdata. Di tengah bencana kearsipan tersebut muncul solusi yang sedikit memberi pencerahan, yaitu melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang mempunyai teknik megonstruksi dan restorasi arsip penting pascabanjir. Dengan menyelamatkan arsip ini, maka hak keper- dataan masyarakat dapat dipulihkan. Beberapa hari pascabanjir awal Februari lalu, petugas ANRI turun ke lapangan melakukan survei ke berbagai lokasi penting yang dilanda banjir. Hasilnya, hingga Kamis (15/2) ada 21 instansi dan perusahaan yang harus diselamatkan arsip pentingnya. Tercatat di antaranya enam rumah sakit, Perpustakaan atau Pusat Dokumentasi Ilmiah Indonesia Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Kementerian Lingkungan Hidup, dan Kantor Dinas Pekerjaan Umum DKI Jakarta. Kemampuan Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) di bawah koordinasi Menteri Negara Pendayagunaan Administrasi Negara ini dirintis berdasarkan pengalaman lembaga ini sendiri. Seperti dikemukakan Kepala ANRI Djoko Utomo, ketika masih berada di Jalan Gajah Mada No 111, kantor ANRI beberapa kali sempat terendam banjir. Ketika itu yang terendam adalah arsip peninggalan perusahaan dagang Belanda-VOC pada abad ke-15 atau pada tahun 1600-an, yang tersimpan di bagian dasar gedung arsip itu. Hal inilah yang mendorong ANRI hijrah ke daerah Kemang, Jakarta Selatan, yang relatif tinggi permukaannya, pada tahun 1970-an. Arsip VOC Penyelamatan arsip peninggalan VOC dari kerusakan ketika itu dilakukan secara manual, yaitu dengan membilas menggunakan air, lalu merendamnya dalam larutan alkohol berkadar 70 persen. Tujuannya, untuk membunuh bakteri dan jamur, dan mencegah dari kerut dan hancurnya kertas. "Dalam proses ini yang harus dihindari adalah sinar ultraviolet, sekalipun yang berasal dari lampu listrik. Karena itu, pengeringan dilakukan hanya dengan diangin-angin atau mengeringkannya dengan blower di ruang yang gelap. Pengeringan juga dilakukan dengan melapisi kertas blotting setiap lembarnya," jelas Joko yang menamatkan pendidikan pascasarjana bidang kearsipan di Belanda dan Inggris. Arsip VOC yang berusia ratusan tahun ini, dengan cara sederhana itu, dapat tertolong. Faktor yang mendukung adalah kertas yang digunakan pada waktu itu yakni bebas kandungan zat asam dan lignin. Oleh karena itu, sarannya adalah agar kertas tidak rusak, terutama untuk dokumen penting harus menggunakan kertas yang bebas asam dan lignin. Arsip BPN NAD Saat ini ANRI tengah menangani arsip pertanahan milik Badan Pertanahan Nasional (BPN) Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) yang rusak dilanda tsunami pada 26 Desember 2004. Akibat terjangan tsunami dahsyat itu nyaris tak ada arsip yang selamat, termasuk yang disimpan oleh penduduk di daerah bencana. Dari Gedung BPN NAD di Banda Aceh itu, di antara timbunan jasad, puing-puing, dan liputan lumpur tebal, petugas yang dikerahkan berhasil mengumpulkan 80 meter kubik berkas pertanahan. Berkas pertanahan yang hilang sekitar 20 persen. Program penanganan arsip pertanahan ini dilakukan melalui kerja sama Indonesia, dalam hal ini BPN dan ANRI, dengan Jepang, yaitu Japan International Cooperation Agency (JICA ) dan Japan International Cooperation System (JICS). Dalam hal ini, Jepang mengirim ahli konservasi arsip Prof Isamu Sakamoto, yang juga Direktur Pusat Konservasi Jepang. Ia memberikan pelatihan kepada tenaga di bidang konservasi arsip ANRI untuk melakukan restorasi dengan teknik yang modern. Salah satu yang membedakan dengan cara lainnya adalah pada penggunaan mesin pendingin dan mesin pengering vakum. Keduanya beroperasi dalam suhu minus 30 derajat Celsius. Dalam mesin pengering itu selama seminggu kertas dapat kembali nyaris seperti sediakala. Dari kedua mesin itu tahap berikutnya adalah membersihkan kertas dari kotoran dan memperbaiki bagian yang sobek. Mesin-mesin ini berstatus dipinjamkan oleh Jepang hanya untuk penanganan berkas BPN NAD yang beroperasi sejak November 2005 hingga Mei 2007. Selama ini upaya yang dapat dilakukan untuk mencegah bencana kearsipan adalah dengan mengonservasi arsip melalui beberapa cara, yaitu dengan membuat mikrofilm dan menyimpannya dalam compact disk. Menggandakan arsip dengan melarik atau scanning dan memfotokopi sebenarnya tidak dianjurkan karena prosesnya dengan cara menyinari. Ini dapat merusak dokumen. Pelapisan arsip dengan plastik pada proses laminating dapat mencegah kerusakan saat terendam banjir, tetapi juga dapat merusak kertas. Pascagempa tsunami di NAD dan Nias, pemerintah melalui Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara yang membawahi ANRI pada tahun 2005 mengeluarkan surat edaran tentang program perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dokumen atau arsip negara terhadap bencana. Mengantisipasi bencana kearsipan di kemudian hari, pihak ANRI mengusulkan kepada DPR untuk memasukkan klausul tentang penanggulangan kerusakan dokumen akibat bencana pada Rancangan Undang-Undang Penanggulangan Bencana.(*)   Sumber: Kompas